Мы как-то взялись посчитать, сколько нашим Клиентам стоит проведение стратегической сессии по нашему опыту. Все затраты усреднили и получили цифры, которые наверняка вас удивят. В этой статье мы разложим по полочкам, что стоит за организацией стратегической сессии, куда именно уходят деньги, какие расходы часто скрыты от глаз, и почему инвестиции в опытного консультанта могут стать решающим фактором успеха. И самое главное, проверим, можно ли сэкономить на проведении стратегической сессии, и работает ли тут принцип “Скупой платит дважды”.

Содержание:

1. Самая неочевидная статья затрат
2. Затраты на кейтеринг и размещение
3. Гонорар консультанта: стоит ли это своих денег?
4. Затраты на реализацию стратегии
   
5. Итого: во сколько все обойдется и что будет, если сэкономить

1. Самая неочевидная статья затрат

Первая статья затрат при проведении стратегической сессии ー этозатраты на зарплату участников. В зависимости от длительности сессии она заберет у участников 1-3 рабочих дня. Самый популярный формат ー это двухдневная сессия. Поэтому в расчетах будем отталкиваться от 2 дней отвлечения сотрудников компании от работы. Компания, по сути, оплачивает их зарплату за это время.

Команда для участия в стратегической сессии обычно формируется так:

• 20% участников ー это высшее руководство
• 30% ー ТОП-менеджмент
• 50% ー руководители функциональных подразделений

Зачем приглашать руководителей разных уровней? Потому что нужна полная картина. Если собрать только высший ТОП, мы получим прекрасные идеи, но вот исполнение их в реальной жизни может буксовать. Команда должна быть разноплановой: микс функциональных участков обеспечит идеи высокого уровня. Например, финансовый директор прольет свет на реальность бюджета, маркетинг-директор — на работу с аудиторией, а операционный менеджер — на детали производства и логистики. Плюс именно эти люди и будут реализовывать стратегию. Это гарантирует, что стратегия будет рабочей и жизнеспособной, а не оторванной от реальности.

Количество участников сессии зависит от размера компании. В компаниях до 100 человек на сессии участвуют около 10 человек, а в компаниях со штатом 500+ человек можно пригласить на сессию 40 человек.

Мы условно разделили компании по типам в зависимости от количества сотрудников:

• 20-100 сотрудников ー 1 тип
• 100-250 сотрудников ー 2 тип
• 250-500 сотрудников ー 3 тип
• 500-1 000 сотрудников ー 4 тип

Например, оптимально для компании 1 типа пригласить на сессию 10 человек, из которых 2 (то есть 20%) ー собственник и директор, 3 (30%) ー ТОП-менеджеры, 5 (50%) ーруководители отделов, например, HR-директор, маркетинг-директор. В таблице ниже расписали зарплату сотрудников с налогами в зависимости от уровня должности и типа компании:

Как мы уже упоминали ранее, на стратегическую сессию компания заплатит сумму равную зарплате каждого участника за 2 дня. Мы посчитали среднюю зарплату за день для сотрудников каждого типа компании, умножили ее на число участников и на 2 дня. В итоге получили затраты на 2 дня сессии из зарплаты сотрудников:

Эта таблица наглядно показывает, что «время — деньги» может быть совсем не метафорой. Затраты на зарплаты участников стратегической сессии — это ощутимая инвестиция. Поэтому важно использовать это время максимально эффективно: собрать команду с правильным составом участников, позаботиться о профессиональном фасилитаторе и создать условия для продуктивной работы.

2. Затраты на кейтеринг и размещение

Вторая группа затрат ー это кейтеринг и размещение. Только представьте: два дня полного погружения. Для этого важно не отвлекаться на дела и создать атмосферу, отличную от офиса. Конечно, можно разместиться прямо в офисе, но есть риск, что привычная атмосфера превратит сессию в банальное совещание. Поэтому чаще всего компании выбирают конференц-залы или залы отелей, а некоторые даже выезжают заграницу. И питаться конечно важно, чтобы во время активной мозговой работы не думать о котлетке с пюрешкой.

Подбирайте помещение не только по вместимости, но и по стилю: светлое, просторное, возможно, с видом на природу или город. Сама атмосфера должна подталкивать к свежим мыслям. Если планируете загородный вариант — это дополнительный плюс, так как вы сможете создать целый «ретрит» для команды.

Поэтому выбираем подходящий под количество участников зал, выйдет от $500 за зал для небольшой компании до $2 000 для крупных компаний.

Теперь просчитаем затраты на кейтеринг. В среднем это 6 кофе-пауз, 2 завтрака, 2 обеда и 2 ужина на двухдневную сессию. Вот что получилось:

На 1 человека получается примерно 300$ за 2 дня. Вот общие затраты на кейтеринг и размещение:

Вас может заинтересовать:

• Как определить точки роста в продажах?
• Клиентоориентированность: что означает, основы и виды
• Рост продаж в 2024 году: практические инструменты и рекомендации
• Как и зачем рассчитывать точку безубыточности?
• Нужна ли вашей компании стратегическая сессия? 9 причин не проводить страт.сессию
• Основные факторы роста бизнеса

3. Гонорар консультанта: стоит ли это своих денег?

Здесь мы подошли к важному вопросу: а нужен ли вообще консультант? Возможно, кто-то из компании может выступить модератором или направить диалог?

Ответ — конечно, можно и самим, но вот вырваться из рутины и взглянуть на бизнес «снаружи» легче всего, когда есть независимый взгляд профессионала. Консультант помогает не только следить за временем и порядком, но и улавливать слабые места в стратегии, выстраивать фокус, а иногда — и тушить конфликты между топ-менеджерами.

Давайте посчитаемгонорар консультанта, если вы привлекаете его к участию в вашей стратегической сессии. Если вы делаете сессию сами, то его можно отнять. Вот средние расценки на услуги консультантов для разных типов компаний:

Чтобы не слить эти деньги зря, выбирайте консультанта с проверенной репутацией и навыками модерации, которые выходят за рамки простой «презентации». Хороший консультант умеет чувствовать ритм группы, направлять дискуссию и «успокаивать воду», если назревает конфликт между руководителями. Не бойтесь расспросить кандидатов об их опыте работы с командами — их способность управлять динамикой и создавать рабочую атмосферу может решить исход вашей сессии.

4. Затраты на реализацию стратегии

Вот и все. Мы посчитали все затраты на саму сессию. Но это не конец. Когда команда делает стратегию, самое главное ー ее реализовать, на это тоже будет тратиться время. Даже самая гениальная стратегия — это всего лишь «черновик» будущего. Чтобы превратить его в реальность, нужно вложить немало усилий в его исполнение. Самый интенсивный период реализации стратегии ー это первые 3 месяца. Это время инвестиций. Потом придет период самоокупаемости. Даже если стратегия неудачная, это будет понятно минимум через 3 месяца.

Чем выше уровень должности, тем больше участие сотрудника в проектах реализации стратегии. Например, директор будет тратить на это в среднем 5 дней в месяц, а руководитель подразделения ー 1 день.

В таблице рассчитали затраты в месяц на реализацию стратегии по уровню должности и типу компании. Взяли среднюю дневную зарплату 3 типов сотрудников компаний разного размера: разделили месячную зарплату из первой таблицы на 20 рабочих дней в месяц. И умножили ее на количество дней, которое они потратят на реализацию в месяц.

Просуммировали зарплаты всех типов сотрудников, получили затраты в месяц. Потом умножили их на 3 и получили затраты за три месяца, то есть за минимальный период реализации стратегии:

Чтобы инвестиции в реализацию стратегии окупились, вот несколько советов на ближайшие дни после сессии:

1. Декомпозировать стратегические проекты на задачи,сделать Action-план
2. Оформить программный документ по принятой стратегии — вычистить формулировки, не забыть, что «краткость — сестра таланта».
3. Презентовать итогистратегической сессии ключевым сотрудникам. Руководители должны продемонстрировать команде приверженность принятым решениям.
4. Назначить проект-менеджера, ответственного за реализацию Action-плана.
5. Максимально широкоразделить ответственность за отдельные проекты/задачи развития среди ключевых людей в команде.
6. Регулярно (раз в 2 недели)проводить ревизии с исполнителями по задачам Action-плана. Помогать в затруднениях. Новые процессы и системы формировать с подключением опытных подрядчиков, экспертов, консультантов, чтобы минимизировать риск выполнения «для галки».
7. Собственнику,директору постоянно интересоваться прогрессом, отслеживать, как мы движемся по намеченному плану.
8. Полезноиспользовать «усилители» мотивации: например, стратегический плакат в переговорке и кабинетах топов. Или сделать в офисе монитор приближения к Большой цели — это когда на большом экране в онлайн-режиме обновляется % выполнения цели.

О том, как качественно реализовать стратегию, подробно рассказали в статье «Как реализовать стратегию развития бизнеса: подводные камни»

5. Итого: во сколько все обойдется и что будет, если сэкономить

Теперь осталось только сложить все цифры и можно увидеть примерную стоимость стратегической сессии:

Теперь вы понимаете, что затраты на стратегическую сессиюне ограничиваются гонораром консультанта. Он составляет меньше половины от всех затрат, примерно 30-40%. И если вы сейчас подумали, что это неплохая такая экономия и в принципе можно обойтись и без внешней помощи, то давайте посмотрим с другой стороны:

• Экономя на консультантах вы ставите под риск все остальные затраты. Это как собираться в кругосветное плавание на надувном матрасе: рискованно и не факт, что доплывете. Вот смотрите, сессия сама по себе не только стоит денег, но и требует кучу времени и усилий со стороны вашей команды — это серьезные ресурсы, которые вложены в один-единственный шанс создать качественную стратегию.
• Выбирать консультанта надо очень тщательно. Делая плохой выбор вы получаете плохую стратегию. Ведущий стратегической сессии однозначно должен быть профессионалом. Эта работа требует значительной управленческой и стратегической компетенции, лидерского статуса, опыта управления групповой динамикой и стратегического управления. В сложных случаях, при обсуждении острых вопросов нужен опыт решения конфликтов мнений среди топ-менеджеров. Сессия стратегического планирования похожа на воздушный бой — критически мало времени и очень высока цена ошибки. Неуправляемый конфликт между топами может буквально за 10 минут выйти на недопустимый уровень эмоциональности, который разрушит сессию.

Ряд наших клиентов (те, что пришли не по рекомендации, а из Интернет) проводят тендер по выбору подрядчика. Мы подготовили для вас Excel-табличкудля помощи в выборе подрядчика для проведения страт. сессии.