Программа проведения стратегической сессии

Если стратегическая сессия проваливается, это большая потеря для компании. На сессию мы привлекаем ТОПов и ключевых сотрудников, и если они бессмысленно отвлекаются на 2 дня, компания может потерять около $20 000. Часто мы получаем негативные отзывы о том, что командой собрались на 2 дня, поболтали, но ничего не сделали, результат нулевой.

Одна из главных причин, почему стратегическая сессия не удается ー это ее неправильная организация. Поэтому нужно заранее уделить особое внимание программе стратегической сессии, если вы проводите ее самостоятельно. Или погонять по ней подрядчика, если вы ее заказываете.

Сегодня мы расскажем, как проходила бы наша стратегическая сессия, если бы вы были нашим Клиентом. За 200+ стратегических проектов мы отработали уже все возможные грабли, поэтому процесс организации уже работает, как часы. Вы можете забрать этот фреймворк себе, чтобы не запороть это важное мероприятие.

Автор статьи: Максим Поклонский, консультант по стратегиям роста, модератор стратегических сессий.

Опыт:
✓ маркетинг-директор ASBIS Group. Компания выросла с 200 млн. до 1 млрд $ оборота, на рынок вышли бренды Prestigio и Canyon.
✓ экспорт-директор в ГК Alutech. Направление выросло до 9 млн евро на новых, сложных рынках.
✓ бизнес-консультант. За 17 лет в консалтинге организовал 250+проектов стратегического развития для 140+ Клиентов в 5+ странах.

1. Погружение в задачу

Первое, с чего начнется наше знакомство ー это общение с нашим менеджером. На первой консультации мы обсуждаем ваш запрос, пожелания, цели, ожидаемые результаты и базовую информацию о вашей компании. Чтобы понять ваш текущий контекст, ожидания, целевой результат проекта мы задаем направляющие вопросы, например:

Какие стратегические вопросы сейчас стоят перед компанией?
Искать ответы на эти вопросы и станет главной целью проведения стратегической сессии.
Насколько инновационной и прорывной, на ваш взгляд, должна быть разработанная стратегия ?
Здесь мы определяем, нужен нам просто хороший план развития или же нам нужны прорывные решения, что-то кардинально отличающееся от того, что делают сейчас наши конкуренты и что делаем мы. Более инновационная стратегия, как правило, заберет не только больше времени и денег, но и будет сопровождаться гораздо большими рисками потенциальных ошибок в принятых решениях.
Опишите целевые, идеальные, с вашей точки зрения, результаты стратегирования?
Это помогает нам составить перечень того, что вы хотите получить в результате проекта разработки стратегии, чтобы вы точно получили то, что ожидаете.

На этом этапе мы в том числе понимаем, сможем ли мы вам помочь. Если нет ー мы искренне об этом скажем. Например, если компания маленькая, высока вероятность, что глубокую стратегическую сессию проводить нет смысла ー бизнес больше потеряет, чем приобретет. Либо в процессе разговора мы можем понять, что компании нужна глубокая отраслевая экспертиза и лучше обратиться к отраслевым консультантам.

Важный момент ー это коннект между консультантом и Клиентом. Между нами и вами должна установиться «химия»: открытость и доверие. Первая консультация отлично показывает, появилась она или нет.

Затем наш менеджер расскажет подробнее о нас, процессе взаимодействия, сориентирует вас по цене и ответит на все вопросы. И если будет решено продолжать сотрудничество ー мы подготовим для вас индивидуальное коммерческое предложение, которое презентуем на встрече с нашим ведущим экспертом. С этого начнется работа над проектом.

2. Подготовка к стратегической сессии

2.1 Подготовить команду Клиента к сессии и собрать необходимую аналитику

Наша задача в начале проекта ー это глубоко погрузиться в ваш бизнес, понять специфику и запрос на страт. сессию. Поэтому первым делом мы готовим карты интервью, проводим индивидуальные интервью консультанта с командой руководителей и ключевых сотрудников каждого бизнес-подразделения.

Дальше мы обрабатываем интервью и получаем понимание, какие ваши задачи нужно решить и какой результат вы ожидаете. Таким образом мы обеспечиваем решение именно вашего запроса. На основе этих данных мы формируем карты аналитик и методики сбора данных для каждого из бизнес-подразделений, формируем и согласовываем с вами архитектуры и шаблоны презентаций стратегий.

Программа проведения стратегической сессии — Карта аналитик для производства

Когда все подготовительные работы завершены, мы проводим встречу по процессу разработки стратегии, снимаем основные вопросы и передаем методики аналитик команде.

Особенностью нашего формата работы по стратегическим проектам является то, что значительную часть аналитики собирает команда Клиента. Очевидно, что они больше разбираются в бизнесе, отраслевом рынке, лучше знают клиентов и конкурентов. При этом мы готовим все шаблоны, предоставляем методику сбора аналитики и поддерживаем на всех этапах работы. Кроме того, мы распределяем время таким образом, чтобы каждый участник потратил не более нескольких часов на аналитическую работу.

Аналитика ー это как дрова в костре мозгового штурма. На ее основе генерируются идеи и поддерживается принятие решений. Здесь важно обеспечить новизну и свежесть информации, чтобы команда не видела аналитику до начала стратегической сессии. Вся информация собирается по кусочкам от каждого участника и впоследствии 95% данных будут новыми для команды.

Программа стратегической сессии — На стратегической сессии участники используют аналитику как «топливо» для новых идей

Вторую часть аналитики мы собираем силами нашей команды. Затем данные проверяются и вносятся корректировки. Аналитики визуализируются и готовятся к использованию на мозговом штурме. В итоге до сессии мы получаем набор из 10-30 аналитик в цифровом и печатном виде для поддержки принимаемых решений.

Далее готовится и согласуется с Заказчиком детальная архитектура страт. сессии (состав участников, разделение на мини-группы, задачи для каждой мини-группы, блоки работы, тайминг, целевые результаты,..).

Готовится и проводится тренинг Модераторов мини-групп. Они выбираются из числа участников мини-группы. Модератор проводит участников своей мини-группы через этапы стратегической сессии, решая поставленные перед сессией цели. Это своего рода проводник группы управленцев в темному лесу. Его задача: обеспечить продуктивную дискуссию, не допускать деструктивную критику, пустую болтовню, разъяснять задания, снимать вопросы, управлять дискуссией.

2.2 Решить все организационные моменты

Выбираются и согласуются даты проведения сессии. Ее можно провести как за один, так и за два-три дня. В очном формате или онлайн. Дни проведения можно организовать подряд или с промежутком. Перерыв в датах проведения сессии нужен, если возникает дополнительная работа. Например, если нужно просчитать финансовые модели для выбора лучших проектов. Дни проведения важно согласовать заранее, в команде могут быть отпуска и другие обстоятельства.
Выбирается площадка для проведения. Самое распространенное место организации сессии ー это конференц-зал бизнес-центра или отеля. У нас были кейсы проведения сессий загородом, а некоторые компании даже выезжают в другую страну, чтобы сменить обстановку. Все по желанию Клиента). Мы следим, чтобы площадка соответствовала всем требованиям для удобства участников и поддержания продуктивной работы.
Зал для проведения стратегической сессии
Готовится необходимое оборудование (ноутбуки, микрофоны, проектор). Закупаются принадлежности (листы, маркеры, ручки, флипчарт, тикеры). И, конечно, не забываем про еду и напитки. В течение сессии есть несколько кофе-пауз и полноценный обед. Важно, чтобы участники не отвлекались во время стратегического процесса, потому что проголодались.
Такие вкусные кофе-паузы были на одной из наших последних сессий

Вас может заинтересовать:

3. Программа стратегической сессии

Структура каждой стратегической сессии обязательно должна быть индивидуальной. Более подробно об организации сессии можно прочитать здесь. Сейчас пробежимся по основным моментам сессии.

Сформулировать цели на стратегическую сессию: зачем мы собрались. Задать правила и формат стратегической сессии: объяснить что такое мозговой штурм, как будем строиться работа, как будут выбираться идеи. Создать условия для активизации креативного мышления. Можно использовать различные инструменты: Lego, ассоциативные карты, кубики историй, рассказать истории про компанию, … Здесь же презентуются требования собственника — это сформулированные письменно ожидания акционера(ов) компании от будущих целей/результатов и стратегий по их достижению.
Провести мозговой штурм с командой, его цель — генерация длинного списка идей. На этом этапе важно не допускать критики и фиксировать все безумные идеи, которые родились по ходу обсуждения. По нашему опыту, при правильной организации работы, одна мини-группа способна придумать 100+ идей разного масштаба, у очень сбалансированных команд получается пробить отметку в 300 идей за день.
Мозговой штурм
Провести оценку идей (через дискуссию, голосование или другие способы приоритезирования) выбрать лучшие идеи — стратегические альтернативы, которые возьмем в работу. Сначала идеи отбираются внутри каждой группы. Затем группы презентуют свои проекты всем.
Выбрать лучшие идеи на основе голосования: здесь визуализируется групповой выбор и становятся видны проекты-лидеры. Для голосования мы часто используем специальные тикеры (небольшие круглые наклейки разных цветов). Это дает быструю и очень наглядную картину выбора управленческой команды. Когда список из нескольких сотен разномастных идей превращается в перечень 10-15 ключевых стратегических проектов.
Участники проводят оценку идей с помощью тикеров
Выбрать командой набор ключевых стратегических проектов — мы называем это стратегическое ядро. Это «соль» стратегии — то, любой менеджер должен назвать, если его разбудят ночью и спросят «какая стратегия у нашей компании?» Это 5-7 самых крупных инициатив, которые должны кардинально поменять позицию компании на рынке, состояние организации, стратегическое управление, отразится на результатах бизнеса.
В зависимости от задач на стратегическую сессию, могут появится дополнительные блоки — разработать Видение, сделать декомпозицию корпоративной стратегии и укрупненные планы отдельных подразделений, внедрить стратегическое управление, сделать презентацию и защиту планов подразделений перед командой, выработать общие цели роста, сформулировать позиционирование и УТП.
Сделать с командой групповую рефлексию. Надо подвести итоги, обменяться опытом и зафиксировать, к чему мы пришли и какие вопросы остались открытыми.

Выше мы описали нашу классическую двухдневную сессию. Трехдневную сессию мы рекомендуем выбирать, когда нужно проработать стратегию по отдельным функциональным направлениям. В 3 день корпоративная стратегия декомпозируется на стратегии отдельных подразделений, например, маркетинговая, коммерческая и HR стратегии.

4. После стратегической сессии

После сессии стратегии и Action-планы бизнес-подразделений дорабатываются совместными усилиями нашей и вашей команды. Action-планы мы готовим по методике OKR, мы считаем ее самой классной в постановке процесса реализации стратегии.

Мы подготовили для вас инструкцию для постановки и достижения целей по методологии OKR. Она позволит вам сделать процесс достижения поставленной цели быстрым, контролируемым и управляемым и достигать прорывных результатов.

Скачать Инструкцию для постановки и достижения целей по методологии OKR
	Нажимая кнопку, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности и обработки персональных данных

Далее готовится и проводится kick-off встреча команды (онлайн) по запуску работы над стратегиями, где мы подробно объясняем, как должна строиться дальнейшая работа по реализации стратегии.

При необходимости, в процессе реализации мы оказываем поддержку: отвечаем на возникающие вопросы, проводим консультации и ревизии процесса реализации.

Мы спросили у наших Клиентов, что им понравилось в сотрудничестве с нами. Вот их ответы:

Впервые была на подобном мероприятии, большое спасибо за организацию. Очень довольна результатами, понравилось, как были сформированы группы. Сессия показала, что, несмотря на то, что присутствовали как «старые» сотрудники, так и вновь пришедшие в компанию, все думали в «унисон», никто не остался равнодушным. Слаженная командная работа была построена на эмоциональном единстве, разделении ценностей компании, всё это вызвало чувство удовлетворения.

Ирина Никитина, BEST-крепеж

Было очень увлекательно и полезно. Коллективный разум сгенерировал огромное количество идей, которые теперь предстоит обработать и реализовать. Сотрудники пообщались, поближе познакомились друг с другом, что позитивно скажется на качестве их работы. Собственники донесли свои ожидания, у сотрудников формируется единая координатная шкала, понимание, куда движется компания

Антон Мамонов, iCover

Все живо, динамично, без лишней «воды», активно, продуктивно, познавательно, интересно. Спать не хотелось))

Маляревич Галина, Онега

На стратегической сессии слишком многое может пойти не так: участники не понимают, зачем они должны тратить свое драгоценное рабочее (и тем более нерабочее!) время на какую-то стратегию, которую они в глаза не увидят. На мозговом штурме закончились идеи и все залипают в телефонах. Особо одаренные навязывают свое мнение и взгляды, перекрывая воздух действительно прорывным идеям. В конце-концов, в помещении душно, столов на всех не хватило, а из еды только вода.

Этот список можно продолжать бесконечно. Поэтому нужно заранее уделить особое внимание программе стратегической сессии, если вы проводите ее самостоятельно. Или погонять по ней подрядчика, если вы ее заказываете.

Если вы хотите качественно организовать стратегическую сессию — мы будем рады помочь!

Почему клиенты выбирают нас?

Мы глубоко погружаемся в контекст вашего бизнеса и учитываем специфику вашей компании
У нас нет шаблонов, в процессе работы мы будем решать ваши индивидуальные задачи
Мы экономим ваши время и деньги при сборе аналитики
Мы поддерживаем вас в течение всего проекта и даже после его окончания: если в процессе реализации стратегии у вас возникнут трудности, мы проведем встречу с командой, где снимем все вопросы