Измерение успеха стратегической сессии: чек-лист для проверки

Наши клиенты регулярно спрашивают нас: «А как мы поймём, что страт. сессия удалась?». Как правило, этот вопрос волнует тех, кто проводит свою первую стратегическую сессию. Об полезности этого мероприятия они слышали, а критериев оценки качества нет. Но и опытным стратегам, мы уверены, будет интересно узнать, как оценивать эффективность стратегической сессии. И проверить свою технику.

В этой статье мы пройдемся по самым важным нюансам, которые сделают вашу стратегическую сессию по-настоящему эффективной. Расскажем, что важно сделать на каждом этапе подготовки и проведения стратегической сессии.

Вы можете использовать эту статью как своего рода чек-лист, чтобы убедиться, что вы все организовали правильно. Или проверить своего подрядчика на профессионализм.

Содержание

• Подготовка к стратегической сессии
• Презентации ТОПов на страт.сессии
• Мозговой штурм
  • Основные риски на этапе мозгового штурма
  • Ключевые факторы успеха мозгового штурма на страт.сессии
• Стратегический выбор
• Рефлексия

Подготовка к стратегической сессии

Мы не представляем проведение страт.сессии без аналитики. Именно она служит источником для стратегических альтернатив и “топливом” для креативности команды. Иногда на старте подготовки Клиент говорит «аналитики у нас много, этот этап можно пропустить«. в сборе какой-то аналитики, но в итоге благодарит, что мы настояли.

Качественная подготовка — это 80% успеха стратегической сессии. Иногда к нам приходят запросы: А вы можете подготовить и провести стратегическую сессию через неделю? Мы то можем подготовить, но вы уверены, что вам нужна эта подготовка впопыхах? Риск ошибок в сборе данных кратно увеличивается, количество собранной интересной аналитики снижается, что влияет на разнообразие сгенерированных идей на самой страт. сессии.

Мы рекомендуем закладывать около месяца на подготовку в спокойном режиме. Хотя в нашей практике были кейсы, где команды за 2 недели успели собрать необходимые аналитики и качественно подготовиться к стратегической сессии.

Кейсы из практики

Интервью с Клиентами — это аналитика, которую мы рекомендуем делать каждой компании. Она очень обогащает страт.сессию и дает много новых идей и инсайтов.

Часто продавцы говорят, что “мы и так все знаем про своих Клиентов, мы с ними каждый день общаемся, они нам ничего не расскажут, …”. На самом деле это не так, каждый день вы пытаетесь что-то продать своим Клиентам, а не искренне узнать, что их на самом деле волнует. Интервью — это другой формат разговора, где вы открыто слушаете все, что вам говорит Клиент, без попытки продать.

Несколько интересных кейсов:

1. В рамках подготовки к страт.сессии сотрудник производственной компании назначил интервью с Клиентом, который пол года назад перестал покупать продукт по неизвестным причинам. И в результате интервью этот Клиент с чеком 10.000$ в месяц вернулся. 
2. Еще одну сессию мы проводили во время Covid, и сотрудник выехал на встречу оффлайн для проведения интервью. Мы всегда рекомендуем встречаться с Клиентами оффлайн, если есть возможность. И на вопрос, что вас больше всего порадовало в работе с нами за последнее время, Клиент ответил: “то, что вы лично приехали к нам поговорить”. Такие тонкие детали и нюансы можно узнать только при проведении интервью, без додумывания за Клиента. 

При подготовке аналитики к страт.сессии необходимо:

1. Снять Требования собственника

Это письменные ожидания акционеров компании от будущих целей и стратегий их достижения. Это по сути основной ориентир и входное ТЗ для работы команды на страт.сессии.

Требования собственника должны включать как минимум: 

• финансовые цели компании, 
• стратегические приоритеты в развитии — где компания хочет быть через 3-5-10 лет, 
• цели и приоритеты для отдельных подразделений, 
• возможности и угрозы, 
• ключевые стратегические вопросы для обсуждения на сессии.

2. Собрать стратегические вопросы

Мы собираем с руководителей (в формате персональных интервью с каждым ТОПом) самые крупные, верхнеуровневые вопросы, поиск ответов на которые наиболее сильно повлияет на долгосрочную успешность компании. И затем группируем их по областям Финансы, Рынок, Организация (Люди и Процессы).

ТОП-5 самых популярных стратегических вопросов из последних 20 сессий:

• Как нам поднять доходность, маржинальность бизнеса?
• Есть ли у нас конкурентная стратегия, отстройка, УТП?
• Как нам удержать существующих клиентов? Как строить отношения? Как поднять LTV?
• Как должна выглядеть наша цифровая стратегия компании в интернете?
• Где мы хотим быть через 3-5 лет? Какую компанию мы строим?

3. Подготовить аналитики под страт. вопросы

Мы начинаем с подготовки карты “умной аналитики”, которая позволит найти ответы на стратегические вопросы руководителей и решить задачи из Требований собственника. 

Аналитика должна быть свежей и новой для участников. Нет смысла смотреть на привычные отчеты из Битрикса или 1С, вы не найдете там новых прорывных идей. Аналитика должна стимулировать дискуссию в группах, давать новый взгляд на рынок, конкуренцию и  внутренние процессы.

Пример. Карта аналитик для торговых компаний

4. Проверить целостность данных

Вся собранная аналитика должна комплексно решать поставленные задачи и отвечать на все стратегические вопросы. Важно еще раз перепроверить, что ничего не упустили и нам хватает информации про рынок, Клиентов, конкурентов, внутренние процессы, … 

Собираем аналитика должна соответствовать принципу ВИСИ (MECE). Название происходит от словосочетаний Mutually Exclusive (МЕ) — «взаимоисключающие» (ВИ) и Collectively Exhaustive (СЕ) — «совместно исчерпывающие» (СИ). 

5. Верифицировать данные

Нет ничего хуже, чем выяснение на страт.сессии, откуда взялись эти данные и кто их собирал. Все эти вопросы лучше снять до и перепроверить информацию со смежными отделами. Также на самой стратегической сессии обязательно должны быть те, кто участвовал в подготовке данных. Они смогут, при возникновении сомнений, ответить на вопросы коллегам.

6. Качественно визуализировать данные

Вся собранная аналитика для стратегической сессии должна быть хорошо визуализирована, т.е. любой должен моментально ее считать. Команда не должна терять время и энергию, чтобы разбираться в информации. Ключевая задача команды — генерация новых идей. Мы предоставляем нашим Клиентам подробные инструкции и готовые шаблоны для визуализации аналитик.

Пример визуализации аналитики по анализу Клиентской базы

Пример визуализации аналитики: Стратегическая канва 

Презентации ТОПов на страт.сессии

В этом блоке необходимо учесть:

• Информация представлена кратко и лаконично. В идеале должно быть не более 10-15 слайдов с ключевой информацией.
• Фокус на будущее. Презентация нужна, чтобы задать направление будущего, про прошлое (аналитика, успешные кейсы, …) мы говорим только для того, чтобы погрузить остальных участников страт. сессии в контекст. 
• Снятие вопросов. Необходимо дать время сотрудникам, чтобы они переварили информацию и задали все вопросы касательно реалистичности целей, планов, приоритетов, … Команда должна снять все вопросы и сомнения.

Вас может заинтересовать:

• Как провести стратегическую сессию?
• Ключевые этапы стратегической сессии
• Как подготовить команду к стратегической сессии
• Как реализовать стратегию развития бизнеса: подводные камни
• Проведение стратегической сессии: лучшие практики и методы фасилитации

Мозговой штурм

Это один из ключевых блоков на страт.сессии. Хорошая подготовка к мозговому штурму — это только полдела, здесь также есть набор рисков, что может пойти не так.

Основные риски на этапе мозгового штурма:

• Ограничение времени. Необходимо заготовить 2 сценария стратегической сессии: минимум и максимум, также можно организовать работу в несколько потоков, когда группы работают с разными наборами аналитик.
• Низкая мотивация участников, нет вовлеченности. Нужно запланировать игровые активности, упражнения на разогрев мышления. Устроить соревнование между группами.
• Отсутствие данных для принятия решений или ее низкое качество. Вовлекать сотрудников на этапе сбора аналитик, не пропускать этап верификации данных. Если данных нет — записать идею и пойти дальше.
• Конфликты, противоречия интересов. Четко объяснить и следить за соблюдением правил мозгового штурма. «Прессовать» деструктивных критиков.
• Низкий уровень идей. Встречается редко, так как мы формируем сбалансированный состав участников в мини-группах. Если вы видите такой риск, то можно привлечь внешних экспертов для получения свежих идей.

Ключевые факторы успеха мозгового штурма на страт.сессии:

1. Группы разделены по принципу максимального разнообразия. В каждой мини-группе должны быть представители из разных отделов, разного возраста и опыта работы. Во время страт.сессии они должны “обстучаться” идеями друг об друга и посмотреть на ситуацию разными глазами.
2. Равноценный состав участников. Каждая группа должна иметь примерно одинаковый уровень экспертизы, компетенций и знаний об организации, а также суммарный интеллект и масштаб мышления. Поэтому в каждой группе должны быть представители руководителей разных уровней с различными областями ответственности.
3. Назначенный модератор и советник. Эти две ключевые роли в каждой группе существенно влияют на успех работы и конечный результат.

• • Модератор на стратегической сессии руководит обсуждением, обеспечивает активное участие участников и стимулирует генерацию масштабных идей. Он также следит за соблюдением правил мозгового штурма и здоровой коммуникацией в группе, признавая вклад каждого участника и стремясь достичь целей группы.
  • Советник внимательно отслеживает дискуссию в группе, фиксирует стратегические альтернативы в правильном формате. Он также поддерживает Модератора в соблюдении правил мозгового штурма.

4. Соблюдение правил мозгового штурма:

• • Не спорить, не критиковать и не оценивать идеи других
  • Записывать абсолютно все придуманные идеи, отбираться лучшие будут потом
  • Проявлять уважение, давать каждому участнику высказаться
  • Активно слушать коллег и пытаться улучшить идею другого

5. Понимание задания. У каждой группы должен быть четкий тайминг и порядок работы с аналитикой. Необходимо дополнительно убедиться, что все четко поняли, что является результатом работы группы: проработка всей аналитики и генерация длинного списка стратегических альтернатив.

Стратегический выбор

После творческого блока с мозговым штурмом команда переходит на этап выбора. Мы организовываем “отжим” идей в 3 этапа:

• Выбор лучших идей в мини-группе с последующей презентацией в большой группе для остальных участников
• Рейтингование страт.альтернатив в большой группе
• Выбор страт.ядра, набора из 3-7 самых главных инициатив, которые должны кардинально изменить позицию компания на рынке и бизнес-результаты. 

В результате стратегическое ядро и набор стратегических альтернатив визуализируется прямо перед глазами участников.

На этапе стратегического выбора необходимо учесть:

• Каждый участник высказался и все были услышаны, не осталось каких-то недосказанностей или забытых идей
• Каждый проголосовал за набор идей, которые считает стратегически важными для компании
• Достигнут групповой консенсус, не осталось каких-то конфликтов
• Достигнуты цели стратегической сессии, т.е. сгенерированные идеи позволят решить обозначенные задачи. Например, если собственник ставил задачу генерации новых продуктов, необходимо убедиться, что в выборе есть такой набор инициатив.

Рефлексия

Это заключительный этап стратегической сессии, который мы не рекомендуем пропускать. Сотрудники делятся своими впечатлениями о проделанной работе. Здесь важно услышать, что участникам понравилось, а какие вопросы остались открытым и требуют доработки уже после страт.сессии.

Рефлексия на страт.сессии имеет несколько важных целей:

• Позволяет участникам сделать анализ и оценку проделанной работы, выявить его сильные и слабые стороны. Это помогает улучшить будущие стратегические сессии и повысить их эффективность.
• Дает возможность участникам подвести итоги и оценить достигнутые результаты. Они могут обсудить, насколько успешно были достигнуты поставленные цели и задачи, и определить необходимые шаги для дальнейшей работы.
• Способствует укреплению командного сотрудничества и взаимопонимания. Участники имеют возможность высказать свои мысли, поделиться впечатлениями и идеями, поблагодарить коллег за работу.

Если вам необходимо провести стратегическую сессию и разработать стратегию для компании

Свяжитесь с нами, чтобы мы могли уточнить ваши цели и задачи, подготовить план стратегической сессии и карту аналитики. У нас богатый опыт: мы провели более 200 стратегических сессий для 80+ клиентов из 60+ различных сегментов рынка. 

Познакомьтесь с нашими кейсами, где мы успешно разработали и реализовали стратегии развития бизнеса, и почитайте отзывы наших довольных клиентов. 

Мы с радостью поможем в решении вашей задачи!