Проведение стратегической сессии: лучшие практики и методы фасилитации

Стратегические сессии — лучший способ добыть инсайты из «группового разума» — т.е. совместного опыта и креативного потенциала вашей команды. Но извлечь их не так просто, как кажется. Каждый человек — похож на закрытую книгу, написанную на своем уникальном языке. Надо не только раскрыть, но и уметь прочитать. С обоими этими задачами отлично справляются технологии фасилитации. О них и пойдет речь в этой статье.

Сталкивались ли вы с тем, что ясность по вопросу, для которого проводится сессия, не достигается, и после нее остается ощущение недостаточного прогресса «поговорить поговорили, но мы и до этого все знали, но ничего не могли сделать … дальше работаем, как и работали». В таких ситуациях технология фасилитации может быть полезной и помочь обеспечить продуктивность в дальнейших действиях компании.

Содержание

Что такое фасилитация стратегической сессии?
Какие задачи позволяет решить фасилитация?
Когда не нужна фасилитация стратегической сессии
Инструментарий фасилитатора
ТОП-12 практик по фасилитации стратегической сессии. Примеры

Что такое фасилитация стратегической сессии?

Фасилитация стратегической сессии — это процесс, при котором независимый фасилитатор, обычно эксперт по стратегии или консультант, управляет и облегчает проведение стратегической сессии в организации.

Фасилитатор играет роль нейтрального посредника, который помогает создать плодотворную обстановку и обеспечивает эффективное взаимодействие между участниками.

Успешный фасилитатор — переговорщик и психолог, он обладает набором навыков и ролей, которые способствуют успешному проведению сессий:

Анализ информации и подготовка: Фасилитатор собирает и изучает информацию для подготовки к мероприятию.
Организация продуктивной дискуссии: Фасилитатор применяет методы для стимулирования активного участия и организации обсуждения в заданные временные рамки.
Установление правил и создание безопасной среды: Фасилитатор определяет правила взаимодействия и создает комфортную атмосферу.
Активное слушание и направление обсуждения: Фасилитатор направляет обсуждение и задает вопросы, чтобы обеспечить продуктивное обсуждение.
Беспристрастность и поддержка: Фасилитатор остается непредвзятым и создает поддерживающую атмосферу.
Управление темпом и форматом: Фасилитатор поддерживает энергию и интерес участников, меняя форматы работы.
Эмпатия и доверие: Фасилитатор демонстрирует эмпатию и понимание для создания доверительных отношений.
Фиксация результатов: Фасилитатор фиксирует результаты каждого этапа работы и общие результаты мероприятия.

Этот набор навыков позволяет фасилитатору эффективно управлять процессом стратегической сессии и обеспечивать достижение поставленных целей.

Какие задачи позволяет решить фасилитация?

Фасилитация стратегической сессии позволяет решить ряд задач, связанных с разработкой и обновлением стратегии организации. Вот некоторые из них:

Содействие коллективному мышлению: Фасилитатор помогает участникам сессии объединить свои знания, опыт и идеи, чтобы создать более глубокое и комплексное понимание текущего положения организации и ее стратегических возможностей.
Стимулирование инноваций и креативности: Фасилитатор использует различные методы и техники, такие как мозговой штурм и групповая работа, чтобы помочь участникам генерировать новые идеи, предлагать альтернативные подходы и искать инновационные решения для достижения стратегических целей.
Установление приоритетов и принятие решений: Фасилитатор помогает организовать обсуждение и анализ различных стратегических альтернатив, чтобы помочь участникам принять взвешенные и обоснованные решения. Это включает выявление преимуществ и недостатков различных вариантов, обсуждение рисков и возможностей, а также определение приоритетов и шагов для их реализации.
Содействие коммуникации и взаимодействию: Фасилитация стратегической сессии способствует открытому обмену информацией, идеями и мнениями между участниками. Фасилитатор помогает поддерживать конструктивные дискуссии, стимулирует активное слушание и уважительное отношение к мнениям других участников, что способствует лучшему взаимопониманию и принятию коллективных решений.
Усиление вовлеченности и поддержки: Фасилитатор помогает создать атмосферу, в которой каждый участник чувствует себя ценным и принимаемым. Это способствует повышению уровня вовлеченности участников и их поддержки в отношении принятых стратегических решений, что является важным фактором для успешной реализации стратегии.

Фасилитация стратегической сессии позволяет эффективно решать эти задачи и обеспечивает качественный процесс разработки стратегии, поддерживая достижение стратегических целей организации.

Вас может заинтересовать:

Когда не нужна фасилитация стратегической сессии

Фасилитация стратегической сессии не всегда является необходимой или подходящей во всех ситуациях. Вот некоторые случаи, когда использование фасилитации может быть не нужным:

Малое количество участников: Если стратегическая сессия проводится с небольшой группой участников, которые хорошо знакомы друг с другом и у них уже сложены эффективные коммуникационные каналы, то фасилитация может быть излишней. Вместо этого, участники могут напрямую общаться и совместно разрабатывать стратегию.
Высокий уровень экспертизы и опыта в команде: Если участники стратегической сессии обладают высоким уровнем экспертизы и опыта в стратегическом планировании, они могут самостоятельно преодолеть сложности и разработать стратегию без дополнительной помощи фасилитатора.
Отсутствие временных и ресурсных возможностей: В некоторых случаях, из-за ограничений во времени или ресурсах, проведение фасилитации может быть непрактичным. Вместо этого, организация может использовать более простые методы или инструменты для разработки стратегии.
Уже установленный процесс стратегического планирования: Если организация уже имеет устоявшийся и эффективный процесс стратегического планирования, включающий четкие роли и ответственности, то дополнительная фасилитация может быть излишней. В таких случаях, существующая методология может быть достаточной для разработки стратегии.
Сильно сопротивление участников: Если участники стратегической сессии явно выразили нежелание или сопротивление к использованию фасилитации, то проведение фасилитации может быть нецелесообразным. Вместо этого, можно искать альтернативные методы, которые будут приняты с большим энтузиазмом.

Важно учитывать особенности каждой ситуации и потребности организации при принятии решения о необходимости использования фасилитации стратегической сессии.

Инструментарий фасилитатора

Фасилитатор на стратегической сессии использует разнообразный инструментарий, чтобы облегчить процесс разработки и обновления стратегии. Вот несколько основных инструментов, которые используются чаще всего:

Мозговой штурм : Фасилитатор проводит мозговой штурм, чтобы стимулировать генерацию новых идей и альтернативных решений. Он создает безопасную и поддерживающую атмосферу, где участники могут свободно выражать свои мысли и предлагать новые идеи. Фасилитатор использует различные техники мозгового штурма, такие как свободное ассоциирование, аналогии, магнитные доски и т.д., чтобы расширить масштаб мышления участников.
Групповая работа: Фасилитатор организует сессии групповой работы, где участники могут в малых группах обсуждать конкретные темы, задачи или вопросы стратегии. Фасилитатор предоставляет ясные инструкции, определяет цели и задачи групповой работы, и поддерживает активное участие всех участников. Групповая работа позволяет углубить обсуждение, учесть различные точки зрения и сформировать конкретные результаты.
Фасилитация дискуссий: Фасилитатор облегчает дискуссии, создавая равноправное участие и обеспечивая конструктивную коммуникацию между участниками. Он использует активное слушание, задает открытые вопросы, управляет временем и обеспечивает справедливое распределение слова. Фасилитатор также стимулирует диалог и помогает участникам добиться ясности и взаимопонимания.
Визуализация: Фасилитатор использует визуализацию, такие как диаграммы, графики, схемы и т.д., чтобы помочь участникам визуализировать и увидеть связи между различными элементами стратегии. Это помогает сделать сложные концепции более понятными и облегчает обсуждение и анализ.
Ретроспектива : Фасилитатор проводит ретроспективные сессии, где участники могут оценить прошлый опыт и извлечь уроки для будущей стратегии. Фасилитатор использует структурированные методы анализа (анализ причинно-следственных связей, дерево целей, …), чтобы помочь участникам осознать и понять факторы, влияющие на стратегические решения.

Это лишь некоторые из инструментов, которые фасилитатор может использовать в работе. Конкретный набор зависит от ряда факторов: состав участников, цели и задачи на сессию, опыт команды …

ТОП-12 практик по фасилитации стратегической сессии. Примеры

Ниже делимся наиболее популярными фасилитационными методиками, которые могут применяться на стратегических сессиях.

1. Технология «Открытое пространство» используется в ситуациях, когда много участников должны обсудить разнообразные вопросы, связанные с определенной темой. Особенность этой методики заключается в том, что мероприятие начинается без заранее определенной повестки дня и программы. Участникам известна только общая тема или цель собрания. Каждый участник может предложить свой вопрос, который будет зафиксирован и обсуждаться в определенном временном окне. Это позволяет сформировать группы для обсуждения и получить большое количество информации за короткий промежуток времени.

2. Методика «Поиск будущего» или «Форсайт» применяется в больших группах людей для создания представления о будущем, разработки сценариев развития на основе опыта и прошлых прецедентов.

Процесс проведения мероприятия обычно занимает два-три дня и включает следующие этапы:

взгляд в прошлое с акцентом на актуальные для группы аспекты,
анализ тенденций (глобальных и локальных),
оценку текущей ситуации,
разработку общего видения будущего,
формулирование общих целей и принятие решений с планированием дальнейших шагов.

Преимущество этой методики заключается в возможности собрать различные точки зрения, даже противоположные, и создать будущее в настоящем. Видение, созданное с использованием данного подхода, опирается на достижения прошлого, которые можно использовать в будущем. Это помогает участникам воспринимать мечту как реальную перспективу и верить в свои возможности.

3. Методика «Мировое кафе» способствует эффективному обмену идеями, мнениями и опытом по заданной теме. Участники размещаются за столиками, подобно обычному кафе. Один из них является «хозяином» столика (модератором), который определяет тему, ведет обсуждение и фиксирует результаты. Затем происходит переход, где участники меняют столики, а «хозяин» остается и продолжает работу с новой группой, рассказывая о результатах предыдущего обсуждения. В конце сессии происходит общая дискуссия, на которой представляются и обсуждаются наиболее удачные идеи.

4. Методика «Признательное исследование» (также известная как «исследование для правильного понимания ценностей») помогает создать модель будущего на основе существующих достижений. В основе методики лежит «Правило четырех D», работа проходит в четыре этапа:

Discovery (Открытие): Раскрытие позитивной сути проблемы.
Что ранее у нас получалось особенно хорошо? Где и как мы достигли успеха? На что опирался этот успех
Dream (Мечта): Визуализация перспектив и максимальное раскрытие их потенциала.
Что большего возможно на этой основе? Какова наша самая смелая мечта о себе?
Design (Замысел): Создание проекта реалистичной картины.
Что из этого мы хотим воплотить в жизнь? Какое будущее для себя мы выбираем?
Destiny (Предназначение): Определение вовлеченных в процесс людей и шагов к будущему.
Кто что делает? Какие шаги, в какие сроки? О чем еще полезно договориться?

Преимущество данной фасилитационной методики: она основана на факторах успеха, определенных самими участниками, и одновременно помогает устранить потенциальные причины неудачи. Это позволяет построить прогноз будущего, учитывая положительные аспекты и минимизируя риски неудачи.

5. Техника «Стремянки» способствует индивидуальному вкладу каждого участника команды без влияния на остальных. Сессия начинается с руководителя, который делится общей темой или вопросом с группой. Затем участники покидают помещение, за исключением двух членов команды, которые предлагают и обсуждают свои идеи. Другие участники присоединяются поочередно, и цикл повторяется, пока все члены группы не присутствуют. «Стремянка» особенно полезна в группах, где один или два участника оказывают сильное влияние на других, и поощряет застенчивых участников делиться своими идеями. Это зрелая стратегия мозгового штурма, объединяющая индивидуальное и групповое участие. Она наиболее эффективна для средних групп от 5 до 15 человек.

6. Поиск будущего (Future Search) — это фасилитационный метод, целью которого является создание общей основы для сотрудничества и разработки будущего организации путем вовлечения различных заинтересованных сторон. Уникальность метода заключается в его структурированном и многодневном подходе, который позволяет участникам определить ключевые проблемы, ресурсы и возможности, а затем разработать конкретные планы действий для достижения общих целей, способствуя взаимосвязи и сотрудничеству между участниками.

7. Динамическая фасилитация — подход к групповой и индивидуальной работе, позволяющий эффективно решать «неразрешимые» задачи. В отличие от других методов, он не требует деления на подгруппы и применяется путем открытого обсуждения, где сотрудники высказываются по очереди о важных для них аспектах вопроса. Этот метод позволяет получить больше информации, повысить компетентность сотрудников и развить их способность к самостоятельному решению сложных проблем, способствуя сотрудничеству и успешному решению бизнес-задач. используется, когда есть всем известная общая тема, требующая дальнейшей проработки.

8. Стратегические изменения в реальном времени (Real Time Strategic Change) — это процесс работы группы сотрудников, направленный на разработку ценностей, норм и навыков, необходимых для достижения задач компании. Метод используется при реализации новой стратегии, проведении реструктуризации, изменениях в организационной структуре, рабочих процессах или корпоративной культуре компании. Он способствует установлению новых путей ведения бизнеса, развитию навыков коммуникации, принятию решений и продуктивному взаимодействию сотрудников в ответ на изменения бизнес-среды.

9. Мозговой штурм — метод, применяемый для суммирования имеющейся информации и генерации новых идей. Он эффективен при:

анализе проблемы, когда участники обладают фрагментами информации, есть неструктурированная информация или требуется общее видение ситуации.
определении вариантов решения, когда проблема четко сформулирована и имеется достаточная информация.

Во время проведения мозгового штурма применяются правила: без критики, поочередного высказывания участников, слушания других, записи всех идей и поддержания высокого темпа дискуссии.

10. Метафорический способ — метод, применяемый в случае, когда группа столкнулась с тупиковой ситуацией или устала и требуется новый подход. Он позволяет получить свежие идеи, нестандартные взгляды на ситуацию и выявить эмоциональное отношение к вопросу. В ходе метафорического способа участникам предлагается представить проблему в виде метафоры, например, через рисунок или историю. Например: Нарисуйте собирательный образ идеального менеджера. Рисунок должен отражать основные особенности эффективного руководителя.

11. Формирование условий — метод, применяемый в случае, когда группа столкнулась с тупиковой ситуацией, уже рассмотрены очевидные решения и необходимо найти новые и/или нестандартные варианты. В ходе метода фасилитатор предлагает группе рассмотреть проблему под другим углом, задавая вопросы, направленные на широкие рамки ситуации и стимулирующие идеи, например, рассмотрение решения проблемы в других странах, в прошлом или в идеальных условиях без ограничений.

Пример: Как бы эта проблема решалась людьми будущего? Как бы мы могли решить эту проблему если бы к нас не было абсолютно никаких ограничений в ресурсах?

12. Поляризация мнений — метод, используемый для снижения негативного отношения к обсуждаемой теме и определения пессимистичных и оптимистичных прогнозов развития ситуации. В процессе проведения метода фасилитатор разделяет участников на две группы — «скептиков» и «оптимистов», предлагая им размышлять о негативных и позитивных аспектах обсуждаемого вопроса соответственно.

Например:
1. Задание для «оптимистов»: Опишите, какие выгоды мы получим от внедрения этой идеи.Почему наша компания не может дальше жить без этого?
2. Задание для «пессимистов»: Напишите, что мы потеряем при реализации этого этой идеи. С какими негативными последствия мы можем столкнуться?

Ищите фасилиататора для проведения стратегической сессии?

Свяжитесь с нами! Наша команда разработает индивидуальный план для стратегической сессии. У нас богатый опыт в организации и проведении более 200 стратегических сессий для клиентов в 50+ сегментах рынка.

Познакомьтесь с нашими успешными кейсами по разработке и реализации стратегий развития бизнеса и прочитайте отзывы наших довольных клиентов. Доверьте нам свою стратегическую сессию, и мы поможем вам развить вашу компанию в нужном направлении!