Проведение стратегической сессии: лучшие практики и методы фасилитации

Стратегические сессии — лучший способ добыть инсайты из «группового разума» — т.е. совместного опыта и креативного потенциала вашей команды. Но извлечь их не так просто, как кажется. Каждый человек — похож на закрытую книгу, написанную на своем уникальном языке. Надо не только раскрыть, но и уметь прочитать.  С обоими этими задачами отлично справляются технологии фасилитации. О них и пойдет речь в этой статье.    

Сталкивались ли вы с тем, что ясность по вопросу, для которого проводится сессия, не достигается, и после нее остается ощущение недостаточного прогресса «поговорить поговорили, но мы и до этого все знали, но ничего не могли сделать … дальше работаем, как и работали». В таких ситуациях технология фасилитации может быть полезной и помочь обеспечить продуктивность в дальнейших действиях компании.

Содержание

• Что такое фасилитация стратегической сессии?
• Какие задачи позволяет решить фасилитация?
• Когда не нужна фасилитация стратегической сессии
• Инструментарий фасилитатора
• ТОП-12 практик по фасилитации стратегической сессии. Примеры
  1. Технология «Открытое пространство»
  2. Методика «Поиск будущего» или «Форсайт»
  3. Методика «Мировое кафе»
  4. Методика «Признательное исследование»
  5. Техника «Стремянки»
  6. Поиск будущего (Future Search)
  7. Динамическая фасилитация
  8. Стратегические изменения в реальном времени
  9. Мозговой штурм
  10. Метафорический способ
  11. Формирование условий
  12. Поляризация мнений

Что такое фасилитация стратегической сессии?

Фасилитация стратегической сессии —  это процесс, при котором независимый фасилитатор, обычно эксперт по стратегии или консультант, управляет и облегчает проведение стратегической сессии в организации. 

Фасилитатор играет роль нейтрального посредника, который помогает создать плодотворную обстановку и обеспечивает эффективное взаимодействие между участниками.

Успешный фасилитатор — переговорщик и психолог, он обладает набором навыков и ролей, которые способствуют успешному проведению сессий:

• Анализ информации и подготовка: Фасилитатор собирает и изучает информацию для подготовки к мероприятию.
• Организация продуктивной дискуссии: Фасилитатор применяет методы для стимулирования активного участия и организации обсуждения в заданные временные рамки.
• Установление правил и создание безопасной среды: Фасилитатор определяет правила взаимодействия и создает комфортную атмосферу.
• Активное слушание и направление обсуждения: Фасилитатор направляет обсуждение и задает вопросы, чтобы обеспечить продуктивное обсуждение.
• Беспристрастность и поддержка: Фасилитатор остается непредвзятым и создает поддерживающую атмосферу.
• Управление темпом и форматом: Фасилитатор поддерживает энергию и интерес участников, меняя форматы работы.
• Эмпатия и доверие: Фасилитатор демонстрирует эмпатию и понимание для создания доверительных отношений.
• Фиксация результатов: Фасилитатор фиксирует результаты каждого этапа работы и общие результаты мероприятия.

Этот набор навыков позволяет фасилитатору эффективно управлять процессом стратегической сессии и обеспечивать достижение поставленных целей.

Какие задачи позволяет решить фасилитация?

Фасилитация стратегической сессии позволяет решить ряд задач, связанных с разработкой и обновлением стратегии организации. Вот некоторые из них:

1. Содействие коллективному мышлению: Фасилитатор помогает участникам сессии объединить свои знания, опыт и идеи, чтобы создать более глубокое и комплексное понимание текущего положения организации и ее стратегических возможностей.
2. Стимулирование инноваций и креативности: Фасилитатор использует различные методы и техники, такие как мозговой штурм и групповая работа, чтобы помочь участникам генерировать новые идеи, предлагать альтернативные подходы и искать инновационные решения для достижения стратегических целей.
3. Установление приоритетов и принятие решений: Фасилитатор помогает организовать обсуждение и анализ различных стратегических альтернатив, чтобы помочь участникам принять взвешенные и обоснованные решения. Это включает выявление преимуществ и недостатков различных вариантов, обсуждение рисков и возможностей, а также определение приоритетов и шагов для их реализации.
4. Содействие коммуникации и взаимодействию: Фасилитация стратегической сессии способствует открытому обмену информацией, идеями и мнениями между участниками. Фасилитатор помогает поддерживать конструктивные дискуссии, стимулирует активное слушание и уважительное отношение к мнениям других участников, что способствует лучшему взаимопониманию и принятию коллективных решений.
5. Усиление вовлеченности и поддержки: Фасилитатор помогает создать атмосферу, в которой каждый участник чувствует себя ценным и принимаемым. Это способствует повышению уровня вовлеченности участников и их поддержки в отношении принятых стратегических решений, что является важным фактором для успешной реализации стратегии.

Фасилитация стратегической сессии позволяет эффективно решать эти задачи и обеспечивает качественный процесс разработки стратегии, поддерживая достижение стратегических целей организации.

Вас может заинтересовать:

• Как провести стратегическую сессию?
• Ключевые этапы стратегической сессии
• Как подготовить команду к стратегической сессии
• Измерение успеха стратегической сессии
• Как реализовать стратегию развития бизнеса: подводные камни

Когда не нужна фасилитация стратегической сессии

Фасилитация стратегической сессии не всегда является необходимой или подходящей во всех ситуациях. Вот некоторые случаи, когда использование фасилитации может быть не нужным:

1. Малое количество участников: Если стратегическая сессия проводится с небольшой группой участников, которые хорошо знакомы друг с другом и у них уже сложены эффективные коммуникационные каналы, то фасилитация может быть излишней. Вместо этого, участники могут напрямую общаться и совместно разрабатывать стратегию.
2. Высокий уровень экспертизы и опыта в команде: Если участники стратегической сессии обладают высоким уровнем экспертизы и опыта в стратегическом планировании, они могут самостоятельно преодолеть сложности и разработать стратегию без дополнительной помощи фасилитатора.
3. Отсутствие временных и ресурсных возможностей: В некоторых случаях, из-за ограничений во времени или ресурсах, проведение фасилитации может быть непрактичным. Вместо этого, организация может использовать более простые методы или инструменты для разработки стратегии.
4. Уже установленный процесс стратегического планирования: Если организация уже имеет устоявшийся и эффективный процесс стратегического планирования, включающий четкие роли и ответственности, то дополнительная фасилитация может быть излишней. В таких случаях, существующая методология может быть достаточной для разработки стратегии.
5. Сильно сопротивление участников: Если участники стратегической сессии явно выразили нежелание или сопротивление к использованию фасилитации, то проведение фасилитации может быть нецелесообразным. Вместо этого, можно искать альтернативные методы, которые будут приняты с большим энтузиазмом.

Важно учитывать особенности каждой ситуации и потребности организации при принятии решения о необходимости использования фасилитации стратегической сессии.

Инструментарий фасилитатора

Фасилитатор на стратегической сессии использует разнообразный инструментарий, чтобы облегчить процесс разработки и обновления стратегии. Вот несколько основных инструментов, которые используются чаще всего:

1. Мозговой штурм : Фасилитатор проводит мозговой штурм, чтобы стимулировать генерацию новых идей и альтернативных решений. Он создает безопасную и поддерживающую атмосферу, где участники могут свободно выражать свои мысли и предлагать новые идеи. Фасилитатор использует различные техники мозгового штурма, такие как свободное ассоциирование, аналогии, магнитные доски и т.д., чтобы расширить масштаб мышления участников.
2. Групповая работа: Фасилитатор организует сессии групповой работы, где участники могут в малых группах обсуждать конкретные темы, задачи или вопросы стратегии. Фасилитатор предоставляет ясные инструкции, определяет цели и задачи групповой работы, и поддерживает активное участие всех участников. Групповая работа позволяет углубить обсуждение, учесть различные точки зрения и сформировать конкретные результаты.
3. Фасилитация дискуссий: Фасилитатор облегчает дискуссии, создавая равноправное участие и обеспечивая конструктивную коммуникацию между участниками. Он использует активное слушание, задает открытые вопросы, управляет временем и обеспечивает справедливое распределение слова. Фасилитатор также стимулирует диалог и помогает участникам добиться ясности и взаимопонимания.
4. Визуализация: Фасилитатор использует визуализацию, такие как диаграммы, графики, схемы и т.д., чтобы помочь участникам визуализировать и увидеть связи между различными элементами стратегии. Это помогает сделать сложные концепции более понятными и облегчает обсуждение и анализ.
5. Ретроспектива : Фасилитатор проводит ретроспективные сессии, где участники могут оценить прошлый опыт и извлечь уроки для будущей стратегии. Фасилитатор использует структурированные методы анализа (анализ причинно-следственных связей, дерево целей, …), чтобы помочь участникам осознать и понять факторы, влияющие на стратегические решения.

Это лишь некоторые из инструментов, которые фасилитатор может использовать в работе. Конкретный набор зависит от ряда факторов: состав участников, цели и задачи на сессию, опыт команды …

ТОП-12 практик по фасилитации стратегической сессии. Примеры

Ниже делимся наиболее популярными фасилитационными методиками, которые могут применяться на стратегических сессиях. 

1. Технология «Открытое пространство» используется в ситуациях, когда много участников должны обсудить разнообразные вопросы, связанные с определенной темой. Особенность этой методики заключается в том, что мероприятие начинается без заранее определенной повестки дня и программы. Участникам известна только общая тема или цель собрания. Каждый участник может предложить свой вопрос, который будет зафиксирован и обсуждаться в определенном временном окне. Это позволяет сформировать группы для обсуждения и получить большое количество информации за короткий промежуток времени.

2. Методика «Поиск будущего» или «Форсайт» применяется в больших группах людей для создания представления о будущем, разработки сценариев развития на основе опыта и прошлых прецедентов. 

Процесс проведения мероприятия обычно занимает два-три дня и включает следующие этапы: 

• взгляд в прошлое с акцентом на актуальные для группы аспекты, 
• анализ тенденций (глобальных и локальных), 
• оценку текущей ситуации, 
• разработку общего видения будущего, 
• формулирование общих целей и принятие решений с планированием дальнейших шагов.

Преимущество этой методики заключается в возможности собрать различные точки зрения, даже противоположные, и создать будущее в настоящем. Видение, созданное с использованием данного подхода, опирается на достижения прошлого, которые можно использовать в будущем. Это помогает участникам воспринимать мечту как реальную перспективу и верить в свои возможности.

3. Методика «Мировое кафе» способствует эффективному обмену идеями, мнениями и опытом по заданной теме. Участники размещаются за столиками, подобно обычному кафе. Один из них является «хозяином» столика (модератором), который определяет тему, ведет обсуждение и фиксирует результаты. Затем происходит переход, где участники меняют столики, а «хозяин» остается и продолжает работу с новой группой, рассказывая о результатах предыдущего обсуждения. В конце сессии происходит общая дискуссия, на которой представляются и обсуждаются наиболее удачные идеи.

4. Методика «Признательное исследование» (также известная как «исследование для правильного понимания ценностей») помогает создать модель будущего на основе существующих достижений. В основе методики лежит «Правило четырех D», работа проходит в четыре этапа:

• Discovery (Открытие): Раскрытие позитивной сути проблемы.
  Что ранее у нас получалось особенно хорошо? Где и как мы достигли успеха? На что опирался этот успех
• Dream (Мечта): Визуализация перспектив и максимальное раскрытие их потенциала.
  Что большего возможно на этой основе? Какова наша самая смелая мечта о себе?
• Design (Замысел): Создание проекта реалистичной картины.
  Что из этого мы хотим воплотить в жизнь? Какое будущее для себя мы выбираем?
• Destiny (Предназначение): Определение вовлеченных в процесс людей и шагов к будущему.
  Кто что делает? Какие шаги, в какие сроки? О чем еще полезно договориться?

Преимущество данной фасилитационной методики: она основана на факторах успеха, определенных самими участниками, и одновременно помогает устранить потенциальные причины неудачи. Это позволяет построить прогноз будущего, учитывая положительные аспекты и минимизируя риски неудачи.

5. Техника «Стремянки» способствует индивидуальному вкладу каждого участника команды без влияния на остальных. Сессия начинается с руководителя, который делится общей темой или вопросом с группой. Затем участники покидают помещение, за исключением двух членов команды, которые предлагают и обсуждают свои идеи. Другие участники присоединяются поочередно, и цикл повторяется, пока все члены группы не присутствуют. «Стремянка» особенно полезна в группах, где один или два участника оказывают сильное влияние на других, и поощряет застенчивых участников делиться своими идеями. Это зрелая стратегия мозгового штурма, объединяющая индивидуальное и групповое участие. Она наиболее эффективна для средних групп от 5 до 15 человек.

6. Поиск будущего (Future Search) — это фасилитационный метод, целью которого является создание общей основы для сотрудничества и разработки будущего организации путем вовлечения различных заинтересованных сторон. Уникальность метода заключается в его структурированном и многодневном подходе, который позволяет участникам определить ключевые проблемы, ресурсы и возможности, а затем разработать конкретные планы действий для достижения общих целей, способствуя взаимосвязи и сотрудничеству между участниками.

7. Динамическая фасилитация — подход к групповой и индивидуальной работе, позволяющий эффективно решать «неразрешимые» задачи. В отличие от других методов, он не требует деления на подгруппы и применяется путем открытого обсуждения, где сотрудники высказываются по очереди о важных для них аспектах вопроса. Этот метод позволяет получить больше информации, повысить компетентность сотрудников и развить их способность к самостоятельному решению сложных проблем, способствуя сотрудничеству и успешному решению бизнес-задач. используется, когда есть всем известная общая тема, требующая дальнейшей проработки.

8. Стратегические изменения в реальном времени  (Real Time Strategic Change) — это процесс работы группы сотрудников, направленный на разработку ценностей, норм и навыков, необходимых для достижения задач компании. Метод используется при реализации новой стратегии, проведении реструктуризации, изменениях в организационной структуре, рабочих процессах или корпоративной культуре компании. Он способствует установлению новых путей ведения бизнеса, развитию навыков коммуникации, принятию решений и продуктивному взаимодействию сотрудников в ответ на изменения бизнес-среды.

9. Мозговой штурм — метод, применяемый для суммирования имеющейся информации и генерации новых идей. Он эффективен при:

• анализе проблемы, когда участники обладают фрагментами информации, есть неструктурированная информация или требуется общее видение ситуации. 
• определении вариантов решения, когда проблема четко сформулирована и имеется достаточная информация. 

Мы подготовили для вас памятку по мозговому штурму. Она поможет вам провести мозговой штурм так, чтобы создать прорывные идеи для развития вашего бизнеса.

Во время проведения мозгового штурма применяются правила: без критики, поочередного высказывания участников, слушания других, записи всех идей и поддержания высокого темпа дискуссии.

10. Метафорический способ — метод, применяемый в случае, когда группа столкнулась с тупиковой ситуацией или устала и требуется новый подход. Он позволяет получить свежие идеи, нестандартные взгляды на ситуацию и выявить эмоциональное отношение к вопросу. В ходе метафорического способа участникам предлагается представить проблему в виде метафоры, например, через рисунок или историю. Например: Нарисуйте собирательный образ идеального менеджера. Рисунок должен отражать основные особенности эффективного руководителя.

11. Формирование условий — метод, применяемый в случае, когда группа столкнулась с тупиковой ситуацией, уже рассмотрены очевидные решения и необходимо найти новые и/или нестандартные варианты. В ходе метода фасилитатор предлагает группе рассмотреть проблему под другим углом, задавая вопросы, направленные на широкие рамки ситуации и стимулирующие идеи, например, рассмотрение решения проблемы в других странах, в прошлом или в идеальных условиях без ограничений.

Пример: Как бы эта проблема решалась людьми будущего? Как бы мы могли решить эту проблему если бы к нас не было абсолютно никаких ограничений в ресурсах?

12. Поляризация мнений — метод, используемый для снижения негативного отношения к обсуждаемой теме и определения пессимистичных и оптимистичных прогнозов развития ситуации. В процессе проведения метода фасилитатор разделяет участников на две группы — «скептиков» и «оптимистов», предлагая им размышлять о негативных и позитивных аспектах обсуждаемого вопроса соответственно. 

Например:
1. Задание для «оптимистов»: Опишите, какие выгоды мы получим от внедрения этой идеи.Почему наша компания не может дальше жить без этого?
2. Задание для «пессимистов»: Напишите, что мы потеряем при реализации этого этой идеи. С какими негативными последствия мы можем столкнуться?

Ищите фасилиататора для проведения стратегической сессии? 

Свяжитесь с нами! Наша команда разработает индивидуальный план для стратегической сессии. У нас богатый опыт в организации и проведении более 200 стратегических сессий для клиентов в 50+ сегментах рынка.

Познакомьтесь с нашими успешными кейсами по разработке и реализации стратегий развития бизнеса и прочитайте отзывы наших довольных клиентов. Доверьте нам свою стратегическую сессию, и мы поможем вам развить вашу компанию в нужном направлении!